Інтернет-замовлення

Можливі два сценарії. По-перше, вас може не бути вказано як контактну особу для онлайн-замовлень. Зверніться до відділу зв’язків з агентствами, щоб дізнатися, чи є ви такою особою; якщо ні, а ви хотіли б бути, надішліть форму оновлення програми для учасників до відділу зв’язків з агентствами. По-друге, переконайтеся, що ваш Банк продуктів харчування вказано як «безпечний відправник» або «довірений контакт», щоб наші електронні листи не потрапляли до папки небажаної пошти. Зверніть увагу, що функція підтвердження замовлення електронною поштою в нашій системі не завжди працює. Ви можете перевірити статус свого замовлення, перейшовши на вкладку «Замовлення» (див. пояснення до стовпців у Яка різниця між вкладкою «Замовлення» та вкладкою «Рахунки-фактури»?

Якщо ви переглядали товар раніше, система вимагала від вас ввести дату зустрічі перед переглядом списку покупок. Дата, обрана для вашої «зустрічі», мала базуватися на тому, коли ви відкривали список покупок у той день. Якщо ви не надсилаєте замовлення, а дата проходить, вам потрібно вибрати дату, яка знаходиться щонайменше через два дні після дня, коли ви знову переглядаєте замовлення.

Ви не можете змінити час свого запису вручну в системі онлайн-замовлень Web Windows (окрім випадків, коли замовлення ще не було оформлено, як описано вище). Щоб змінити свій запис, зверніться до відділу харчових операцій у The Food Bank. Ви повинні почекати цілий день до вашого запису, щоб ваше замовлення було підготовлено.

Якщо ви забираєте замовлення для кількох програм одночасно (наприклад, у вас є коморська та програма харчування, і ви забираєте замовлення для обох), запишіться на першу програму, використовуючи часовий інтервал «30-ХВИЛИННА ПРИЙОМКА». Для інших програм запишіться на прийом, використовуючи часовий інтервал «ТІЛЬКИ ДВОЇ ПРИЙОМКИ»; це нормально, якщо ви не можете знайти той самий час для інтервалу «ТІЛЬКИ ДВОЇ ПРИЙОМКИ». Час, обраний у часовому інтервалі 30-ХВИЛИННОЇ ПРИЙОМКИ, буде фактичним призначенням. Будь ласка, також вкажіть у полі для коментарів для кожного замовлення, що ви забираєте кілька замовлень, і вкажіть номер замовлення для кожного.

Програма MEFAP доступна на основі ліміту випадків, який визначається розміром вашої програми. Програма MEFAP також доступна в порядку живої черги. Якщо ви не бачите програми MEFAP у своєму списку покупок, це означає, що у нас її немає в наявності АБО ви вичерпали ліміт випадків для цього продукту на місяць. Програми не гарантують MEFAP, а «невикористані» ліміти не переносяться на наступний місяць.

Це може бути пояснено двома сценаріями. Якщо ви переглядали список покупок раніше, ви обрали для цього час зустрічі. Якщо це сталося більше місяця тому, ліміти на цей місяць були видалені в системі, і жодні ліміти не відображатимуться. Ви все ще не можете замовити більше, ніж ліміт випадків, дозволений для вашої програми. Якщо ви замовите більше, ніж ваш ліміт випадків для будь-якого товару, це буде виправлено після перевірки вашого замовлення. Іншим можливим поясненням є те, що ми скасували ліміти випадків для певного товару, щоб дозволити програмам замовляти більше, ніж їхній ліміт. Іноді ми робимо це, коли у нас є надлишок товару на складі, і нам потрібно вивезти його з нашого складу.

Не всі продукти доступні для всіх програм. Програми ненадзвичайного харчування (NFP — ті, основною метою яких НЕ є розподіл продуктів харчування) можуть отримати доступ лише до продуктів, отриманих за пожертвуваннями та за рахунок придбаних продуктів. Усі програми екстреного харчування (EFP — ті, основною метою яких є розподіл продуктів харчування) мають доступ до продуктів MEFAP, окрім продуктів, отриманих за пожертвуваннями та за рахунок придбаних продуктів. Деякі EFP також мають доступ до продуктів Міністерства сільського господарства США.

У багатьох випадках продукт, який ви бачите, вже «замовлений» для іншої програми-учасника, одного з наших сайтів «Коричнева сумка» або «Мобільний продовольчий банк». Це означає, що замовлення було зроблено іншою агенцією, але замовлення ще не підготовлено. Іншою причиною може бути те, що продукт було отримано до Продовольчого банку після того, як ви подали своє замовлення. Продовольчий банк не зберігає/не резервує продукт для програм-учасників. Коли ми отримуємо продукт, він розміщується в онлайн-інвентарі та є однаково доступним для всіх програм, які мають право на цей конкретний продукт.

Вкладка «Замовлення» призначена для того, щоб агентство могло перевірити статус свого замовлення. Відгук Колонка означає, що склад отримав та перевірив ваше замовлення. Випущений Колонка означає, що ваше замовлення було передано співробітнику складу для комплектації. Підібрали Колонка означає, що ваше замовлення зібрано та готове до отримання/доставки. Підтверджено Колонка стосується лише складу Продовольчого банку. Коли в цій колонці позначено «Так», це означає, що склад підтверджує, що замовлення залишило будівлю.

На вкладці «Рахунки-фактури» ви можете отримати доступ до своїх рахунків-фактур та виписок. Зверніть увагу, що виписка – це документ, який вам слід надіслати назад до FBWMA разом із оплатою. Рахунок-фактура – це остаточний документ вашого замовлення, у якому відображатимуться будь-які зміни.

Ваш рахунок-фактура може відрізнятися з кількох різних причин.

• Можливо, предмет, про який ви говорите, був неправильно позначений.
• Товар, про який ви говорите, був зіпсований і його було видалено з вашого початкового замовлення
• Товар, про який ви говорите, було відкликано, або
• Виникла розбіжність в інвентаризації, і було менше (або взагалі не було) суми, ніж було спочатку внесено до системи

Команда з питань зв'язків з агентствами займається всіма питаннями, пов'язаними із замовленнями, та передає їх до відповідних відділів. Команда AR реєструє ці проблеми, щоб забезпечити кращий сервіс у майбутньому. З будь-якими питаннями, пов'язаними із замовленнями, будь ласка, пишіть електронною поштою agencyrelations@foodbankwma.org.

Якщо ви надішлете замовлення та щось забудете, ви можете дуже просто додати більше товарів до свого замовлення, за умови, що між моментом надсилання інших товарів та датою отримання/доставки залишиться 24 години.

Щоб додати більше елементів до забрати, вам потрібно виконати наступне:

• Натисніть на «Введення замовлення»
• Для способу виберіть пункт «Забрати»
• Для місця розташування виберіть Тільки дублікат зустрічі
• У полі «Дата» виберіть дату вашого оригінал призначення
• Для часу виберіть той самий час, що й у вашій початковій програмі.
• Будь ласка, вкажіть у розділі «Коментарі» перед надсиланням замовлення, що ви хочете об’єднати це замовлення з попереднім (додайте номер вашого оригінального замовлення).
• Для доставки:
• Натисніть на «Введення замовлення»
• У полі «Спосіб» виберіть «Доставка»
• У полі «Місцезнаходження» виберіть свою звичайну вантажівку
• У полі «Дата» виберіть дату вашої звичайної доставки
• Для часу виберіть будь-який час (ця функція не має значення для доставки, але ви не можете рухатися далі, не вибравши час)
• Будь ласка, вкажіть у розділі «Коментарі» перед надсиланням замовлення, що ви хочете об’єднати це замовлення з попереднім (додайте номер вашого оригінального замовлення).